Jak kwalifikować wydatki w Kapitale Ludzkim?
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego wprowadzi w 2012 roku nowe zasady kwalifikowalności wydatków w programie Kapitał Ludzki. Zmiany budzą wielkie kontrowersje wśród specjalistów zajmujących się programem.
W listopadzie 2011 r. zakończono konsultacje projektu zmian w „Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”, które dla wszystkich projektodawców są podstawowym źródłem informacji o zasadach ponoszenia kosztów i rozliczania wydatków w ramach PO KL. Nowa wersja dokumentu wejdzie w życie najprawdopodobniej już od stycznia 2012 r.
Przedstawiony do konsultacji projekt „Wytycznych…” wprowadza kilka istotnych zmian w systemie funkcjonowania Programu Kapitał Ludzki. Dotychczasowa praktyka wskazuje, iż większość zmian przedstawianych do konsultacji przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego będące autorem projektu była finalnie wprowadzana w życie. Warto więc już dziś przyjrzeć się przedstawionym propozycjom i ustalić jaki wpływ mogą one mieć na realizowane przez nas projekty, tym bardziej, iż część z nich wzbudza spore kontrowersje wśród osób zajmujących się zawodowo funduszami europejskimi.
Konkurencyjność i zamówienia publiczne
Zgodnie z opublikowanym projektem „Wytycznych…”, od 2012 r. w ramach PO KL miałby obowiązywać całkowity zakaz zlecania zamówień podwykonawcom będącym podmiotami powiązanymi kapitałowo lub osobowo z beneficjentem realizującym projekt. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego definiuje termin „powiązanie” dość szeroko, obejmując nim:
- uczestniczenie w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
- posiadanie udziałów lub co najmniej 5 procent akcji,
- pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
- pozostawanie w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Zgodnie z propozycją ministerstwa, od 2012 r. udzielenie przez beneficjenta w ramach projektu PO KL zamówienia podmiotowi powiązanemu będzie skutkowało uznaniem kosztów zamówienia na niekwalifikowalne niezależnie, czy zamówienie przeprowadzone będzie zgodnie z prawem zamówień publicznych lub zasadą konkurencyjności.
Od 2012 r. podmioty powiązane z beneficjentem miałyby więc de facto zostać wykluczone z udziału w ogłaszanych przez niego postępowaniach. Zmiana proponowana przez MRR nie stanowi zaskoczenia – od 4 stycznia 2011 r. analogiczny zakaz obowiązuje bowiem dla całości wsparcia udzielanego przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (zgodnie z art. 6c ustawy o utworzeniu PARP), w tym dla poddziałania 2.1.1 programu Kapitał Ludzki.
PARP przyjął interpretację, zgodnie z którą zakaz nie miał zastosowania do postępowań ogłoszonych bądź rozstrzygniętych przed 4 stycznia, o ile były one zgodne z zasadą konkurencyjności. Tym samym beneficjenci nie musieli unieważniać już ogłoszonych postępowań, ani rozwiązywać podpisanych umów podwykonawczych. Należy sądzić, iż w przypadku ewentualnej zmiany w „Wytycznych…” praktyka byłaby analogiczna.
Projekt zmian w „Wytycznych…” doprecyzowuje również zasady dzielenia zamówień na części, tak przy zastosowaniu zasady konkurencyjności, jak i prawa zamówień publicznych. Podejmując decyzję czy przy zlecaniu usług podwykonawcom należy przeprowadzić jedno czy więcej postępowań, beneficjent powinien kierować się:
- tożsamością przedmiotową zamówienia (ten sam rodzaj i to samo przeznaczenie zakupywanych towarów czy usług),
- tożsamością czasową zamówienia (zweryfikowanie czy możliwe jest przeprowadzenie wszystkich postępowań w tym samym czasie),
- możliwością wykonania całości zamówienia przez jednego wykonawcę.
Jeżeli wszystkie trzy warunki zostaną spełnione, usługi bądź dostawy powinny zostać zlecone w ramach jednego zamówienia. W innym przypadku możliwe jest dzielenie zamówienia na części, bez ryzyka narażenia się na zarzut popełnienia błędu przy przeprowadzaniu postępowania.
Ministerstwo proponuje również wprowadzenie zapisu określającego zasady postępowania z oszczędnościami powstałymi w projektach w wyniku przeprowadzenia postępowań zgodnie z zasadą konkurencyjności lub prawem zamówień publicznych. Tego rodzaju środki stanowiące do 10 proc. budżetu danego zadania będą mogły zostać wykorzystane przez beneficjenta zgodnie z ogólnymi zasadami ponoszenia wydatków w ramach PO KL. Wykorzystanie środków przekraczających ten limit wymagałoby zgody instytucji pośredniczącej, która mogłaby zostać wydana jedynie gdy środki zostałyby wydatkowane na działania rozszerzające zakres projektu (np. realizacja dodatkowych szkoleń), w wyniku których zakładane we wniosku o dofinansowanie cele projektu zostałyby przekroczone.
Intencje zmian proponowanych przez ministerstwo są jasne i czytelne – urzędnicy dążą do uszczelnienia systemu udzielania zamówień w ramach programu Kapitał Ludzki oraz do wprowadzenia jednolitego modelu postępowania ze środkami, które uda się zaoszczędzić dzięki stosowaniu w projektach zasady konkurencyjności oraz PZP. Ponieważ propozycje oparto o rozwiązania, które już funkcjonują oraz o zalecenia przekazywane instytucjom pośredniczącym jeszcze w 2011r., jest wysoce prawdopodobne, iż od 2012 r. będą one trwale wprowadzone do „Wytycznych…”.
Zasady zatrudniania personelu
Zgodnie z opublikowanym projektem, od 2012 r. znacznie trudniej niż dotychczas byłoby beneficjentom zatrudniać osoby, które oprócz realizacji projektu wykonują jeszcze inne prace zarobkowe. Ministerstwo proponuje rozwiązanie, zgodnie z którym wydatki związane z zatrudnieniem danej osoby w projekcie będą mogły zostać uznane za kwalifikowane, jeśli łączna liczba godzin jej pracy w miesiącu dla wszystkich realizowanych projektów i innych form działalności zarobkowej (umowy o pracę, umowy cywilnoprawne, samozatrudnienie) nie przekroczy 220, co odpowiada wymiarowi 1,25 etatu. Osoby świadczące pracę w więcej niż jednym projekcie (za wyjątkiem osób zatrudnionych w kilku projektach w ramach jednego stosunku pracy) miałyby jak dotychczas obowiązek prowadzenia ewidencji godzin i zadań, z tym, że prowadzona ewidencja dotyczyłaby wszystkich prac zarobkowych, nie tylko tych realizowanych w projektach PO KL.
Projekt „Wytycznych…” wprowadza również obowiązek ujednolicenia stawek wynagrodzenia dla pracowników projektowych ze stawkami stosowanymi u beneficjenta dla tego samego stanowiska. Zasada ta dotyczyć ma wszystkich składników wynagrodzenia, w tym nagród i premii. Jako koszt kwalifikowalny dla pracowników sfery budżetowej uznano tzw. trzynastki przy założeniu, że będą one kwalifikowane w wysokości proporcjonalnej do wynagrodzenia podstawowego rozliczanego w projekcie. Za niedopuszczalne uznano natomiast kwalifikowanie kosztów umów cywilnoprawnych dotyczących zadań, które mogłyby zostać wykonane przez daną osobę w ramach jej stosunku pracy. Czemu mają służyć wprowadzane zmiany?
Zgodnie z intencją Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, system zatrudniania personelu w projektach PO KL powinien być szczelny, nieprawidłowości ograniczone do minimum, zaś koszty personelu szacowane racjonalnie w stosunku do budżetu całego projektu.
„Solą w oku” ministerstwa są tu przede wszystkim osoby zatrudnione przy realizacji wielu różnych projektów programu Kapitał Ludzki. Intencje niewątpliwie słuszne, należy jednak zwrócić uwagę na kilka ważnych kwestii. Po pierwsze, w jaki sposób beneficjent czy osoby kontrolujące projekt miałyby zweryfikować, czy dana osoba zatrudniona przy projekcie wypełniła ewidencję zgodnie z prawdą, skoro ma w niej ująć także prace zarobkowe niezwiązane w jakikolwiek sposób z PO KL? Po drugie, miarą skuteczności projektu jest osiągnięcie przez niego zakładanych celów przy zapewnieniu prawidłowości realizacji, czego zatrudnienie w charakterze personelu wyłącznie osób pracujących 40 godzin tygodniowo nie zagwarantuje.
Dla MRR nie powinno mieć znaczenia czy kierownik projektu w czasie wolnym od pracy prowadzi szkolenia dla innego pracodawcy, jeśli projekt osiągnął zakładane rezultaty, zaś dokumentacja i rozliczenia prowadzone są bez zastrzeżeń. Po trzecie, w trakcie oceny wniosków o dofinansowanie powszechną praktyką jest maksymalne ograniczanie przez oceniających kosztów personelu (poprzez obniżanie wymiaru zatrudnienia oraz wysokości wynagrodzenia), bez wzięcia pod uwagę faktu, iż w ciągu 4 lat od rozpoczęcia obecnego okresu programowania średnie wynagrodzenia wzrosły.
Takie podejście w pewnym sensie zmusza beneficjentów do zatrudniania tych samych pracowników w wielu projektach lub do wyrażania zgody na świadczenie przez nich prac dla innych podmiotów w czasie wolnym od pracy. Z tych i innych względów, propozycje ministerstwa wzbudziły spore kontrowersje w środowisku osób realizujących projekty PO KL, co z pewnością znalazło odzwierciedlenie w wynikach przeprowadzonych konsultacji.
Pozostałe zmiany
Zgodnie z „Wytycznymi…” od 2012 r. teoretycznie możliwe byłoby stosowanie deklaracji uczestnictwa w formach innych niż papierowa (np. faks, wersja elektroniczna), jeśli uzasadnia to charakter udzielanego wsparcia. W takim przypadku beneficjenci muszą jednak spełnić szereg wymogów, m.in. ustanowić procedury umożliwiające weryfikację prawdziwości danych, umożliwić sprawdzenie poprawności danych uczestników podczas kontroli oraz zapewnić pełną zgodność projektu z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych. Nie wiadomo niestety kiedy charakter udzielanego wsparcia miałby uzasadniać np. elektroniczną deklarację uczestnictwa oraz jakie procedury weryfikacji prawdziwości danych byłyby odpowiednie dla instytucji pośredniczącej.
Katalog wydatków kwalifikowanych od 2012 r. najpewniej poszerzy się o koszty związane z tworzeniem i wdrażaniem instrumentów inżynierii finansowych, takich jak fundusze pożyczkowe, co wiąże się z wynikami oceny śródokresowej PO KL, gdzie zwrócono uwagę na potrzebę stosowania tego rodzaju instrumentów w niektórych działaniach (np. 6.2.). Za koszty kwalifikowane uznano zarówno środki przekazane na wypłatę mikropożyczek dla uczestników projektu, jak i koszty związane z zarządzaniem funduszami pożyczkowymi.
Projekt Ministerstwa Rozwoju Regionalnego zakłada szersze niż dotychczas stosowanie ryczałtowego systemu rozliczania kosztów bezpośrednich w postaci kwot ryczałtowych oraz stawek jednostkowych. Pierwsza możliwość ma dotyczyć wszystkich projektów o wartości poniżej 100 tys. zł wybranych w procedurze konkursowej, druga – usług szkoleniowych z zakresu języka angielskiego, niemieckiego i francuskiego oraz szkoleń komputerowych w zakresie Europejskiego Certyfikatu Umiejętności Komputerowych (ECDL). Stawki jednostkowe określono szczegółowo w załącznikach do „Wytycznych…” z uwzględnieniem zakresu przedmiotowego szkolenia, miejsca jego realizacji oraz grupy docelowej (inne stawki dla os. niepełnosprawnych).
Zmian w projekcie dokumentu jest oczywiście więcej niż wskazano powyżej, jednak pozostałe propozycje mają głównie charakter porządkowy, nie wnosząc niczego nowego do systemu kwalifikowalności wydatków w ramach PO KL. W zamyśle ich autorów, proponowane zmiany mają poprawić transparentność wydatkowania środków publicznych, uniemożliwiając beneficjentom powierzanie zleceń powiązanym z nimi podwykonawcom oraz ograniczając zjawisko zatrudniania tych samych osób przy realizacji wielu różnych projektów. Mają także pozwolić beneficjentom na większą niż dotychczas elastyczność podczas realizacji projektów programu Kapitał Ludzki.
Intencje ministerstwa są niewątpliwie słuszne, jednak można mieć wątpliwości czy proponowane zmiany – jeśli zostaną wprowadzone – odniosą zakładany skutek. Po pierwsze, wprowadza się je za późno, gdyż duża część środków w ramach PO KL została już zakontraktowana. Po drugie, jak wskazano w artykule, nie wszystkie propozycje łatwo będzie wyegzekwować na poziomie poszczególnych projektów. Krytyce poddawana jest także nieadekwatność proponowanych zmian w stosunku do realnie istniejących problemów. Niezależnie od naszej oceny projektu ministerstwa, na ostateczny kształt „Wytycznych…” należy poczekać do końca grudnia. Wówczas dowiemy się, które z propozycji uwzględniono po zakończonych konsultacjach oraz w jakich realiach przyjdzie nam realizować projekty po 1 stycznia.
Kamil Górecki
dyrektor ds. projektów
Eureka Technology Park
Niniejszy artykuł został opracowany przed zatwierdzeniem przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego ostatecznego zakresu zmian w „Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki”, które nastąpiło w dniu 15 grudnia 2011 r. Oficjalna wersja „Wytycznych…” jest już dostępna do pobrania na portalu www.efs.gov.pl w zakładce „Wytyczne obowiązujące”, przy czym zakres wprowadzonych zmian nie odbiega znacząco od zaprezentowanych w artykule. Zmiany wejdą w życie od 1 stycznia 2012 r.