Okiem eksperta
Jak przebiega kontrola projektów inwestycyjnych?
2011-11-22
Realizacja projektów inwestycyjnych, które są współfinansowane z funduszy europejskich w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka może być weryfikowana przez upoważnione instytucje poprzez przeprowadzenie tzw. kontroli „na miejscu”. Sposób przeprowadzenia kontroli oraz obowiązki beneficjentów w tym zakresie regulowane są przede wszystkim zapisami umowy o dofinansowanie.
Kontrola „na miejscu”, jak sama nazwa wskazuje, zazwyczaj przeprowadzana jest w miejscu realizacji projektu. W przypadku jednak, gdy projekt realizowany jest w innej niż siedziba beneficjenta lokalizacji, upoważniona instytucja może również przeprowadzić kontrolę w siedzibie beneficjenta. Taka potrzeba może w szczególności zaistnieć, jeżeli w miejscu realizacji projektu na moment przeprowadzania kontroli prowadzone są np. wyłącznie prace budowlane, a całość dokumentacji związanej z projektem znajduje się w siedzibie beneficjenta.
Wspomniana kontrola może być przeprowadzana w okresie realizacji projektu, a także w tzw. okresie trwałości, który dla dużych przedsiębiorców wynosi 5 lat od zakończenia projektu, a dla przedsiębiorstw należących do sektora małych i średnich – 3 lata od zakończenia projektu.
Warto podkreślić, iż beneficjent ma obowiązek poddania się kontroli, gdyż w przeciwnym razie grozi mu nawet wypowiedzenie umowy o dofinansowanie przez właściwą instytucję, które w określonych przypadkach może być równoznaczne z koniecznością zwrotu dofinansowania wraz z odsetkami oraz zakazem ubiegania się o pomoc publiczną z funduszy europejskich w okresie kolejnych 3 lat. W świetle tak istotnych konsekwencji, obowiązek poddania się kontroli nie powinien zostać zlekceważony.
Co sprawdzi kontrola
Celem kontroli projektów inwestycyjnych współfinansowanych z funduszy europejskich jest przede wszystkim ocena prawidłowości i skuteczności ich realizacji. Ocena taka jest przeprowadzana zwłaszcza poprzez weryfikację czy: planowane do nabycia towary i usługi zostały faktycznie nabyte i dostarczone; zadeklarowane wydatki zostały faktycznie poniesione; sposób realizacji projektu, ponoszenia wydatków, dokonywania zakupów inwestycyjnych itp. jest zgodny z zapisami umowy o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa (krajowego i wspólnotowego) w tym zakresie; zadeklarowane w dokumentacji aplikacyjnej wskaźniki projektu są osiągane (np. wskaźnik dotyczący powierzchni budowanej hali czy liczby nabywanych maszyn); określone w dokumentacji aplikacyjnej deklaracje dotyczące kryteriów oceny wniosków faktycznie zostały spełnione (np. wzrost zatrudnienia, realizowanie polityki równych szans w dostępie do zatrudnienia, posiadanie praw ochrony własności przemysłowej).
Tym samym kontrola polega na sprawdzeniu dokumentacji finansowej i rzeczowej projektu, dokumentacji związanej z wyborem przez beneficjenta wykonawców i dostawców towarów lub usług i umów z nimi zawartych, dokonaniu oględzin miejsca realizacji projektu, przeprowadzeniu rozmów z odpowiednimi osobami i zebraniu stosowanych wyjaśnień. W szczególności w trakcie kontroli sprawdzana jest spójność informacji i dokumentów posiadanych przez beneficjenta z tymi, które zostały przedłożone wcześniej instytucji w ramach wniosków o płatność, rozliczających transze dotacji lub raportujących postęp rzeczowy projektu.
Warto jednak podkreślić, iż szczegółowy zakres weryfikowanych dokumentów w znacznym stopniu zależy od rodzaju realizowanego projektu. Inne dokumenty będą bowiem wymagane przy ponoszeniu wydatków stricte inwestycyjnych (m.in. faktury, protokoły odbioru), inne przy rozliczaniu kosztów pracy dla nowych pracowników (m.in. listy płac, umowy o pracę), a inne przy realizacji prac badawczo-rozwojowych (m.in. amortyzacja aparatury badawczej wykorzystywanej w projekcie).
Szczegółowy zakres kontroli może być również uzależniony od momentu jej przeprowadzenia. Jeżeli kontrola ma miejsce w trakcie realizacji projektu lub tuż po jego zakończeniu, może być nakierowana zwłaszcza na weryfikację postępu rzeczowo-finansowego, prawidłowości posiadanej dokumentacji czy celowości poniesionych wydatków. Kontrola przeprowadzana w okresie trwałości może mieć natomiast na celu głównie weryfikację realizacji zaplanowanych wskaźników (np. wzrost produkcji, dokonanie zgłoszenia wynalazku w celu uzyskania patentu) czy faktu prawidłowego utrzymywania wszystkich zadeklarowanych rezultatów projektu.
Sposób przeprowadzania kontroli
Każdy z beneficjentów Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka może spodziewać się przeprowadzenia przynajmniej jednej kontroli o wspomnianym wcześniej zakresie w okresie realizacji projektu lub tuż po jego zakończeniu. Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie beneficjent jest informowany o zamiarze przeprowadzenia takiej kontroli, na co najmniej 5 dni przed jej planowanym terminem (zróżnicowany termin dla różnych instrumentów).
Należy podkreślić, iż możliwość zmiany terminu kontroli wskazanego w zawiadomieniu jest zróżnicowana w poszczególnych instytucjach i zależy od indywidualnego przypadku. Dodatkowo, oprócz standardowej kontroli, o której beneficjent jest informowany, upoważnione instytucje mają również możliwość przeprowadzania niezapowiedzianych kontroli doraźnych, dokonywanych w przypadku, gdy zachodzi podejrzenie nieprawidłowości w realizacji projektu lub wystąpienia istotnych uchybień.
Szczególnie sprawdzana jest spójność informacji i dokumentów beneficjenta z tymi, które zostały przedłożone instytucji w ramach wniosków o płatność.
Obowiązki kontrolne beneficjenta
W przypadku wspomnianej standardowej kontroli wraz z zawiadomieniem o terminie przeprowadzenia kontroli beneficjent otrzymuje informację o zakresie kontroli i niezbędnej do przygotowania dokumentacji. W toku kontroli beneficjent ma obowiązek udostępnić wszelką dokumentację związaną z projektem oraz zapewnić dostęp do terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt, a także do systemu komputerowego (zwłaszcza ewidencji księgowej i plików związanych z finansowo-rzeczową realizacją projektu).
Warto również podkreślić, iż podczas trwania kontroli zespół kontrolujący ma prawo gromadzić dowody, które potwierdzą dokonane ustalenia, w postaci m.in. wypisów z dokumentów, kserokopii dokumentów źródłowych, zdjęć, protokołów oględzin. Beneficjent jest również zobowiązany do udzielenia wszelkich niezbędnych wyjaśnień, co wiąże się z koniecznością zapewnienia podczas kontroli obecności osób zaangażowanych w realizację projektu.
Ponieważ kontrola może dotyczyć zróżnicowanych obszarów związanych z realizacją projektu, dla sprawności jej przeprowadzenia warto zapewnić obecność osoby odpowiedzialnej za część finansową projektu, osoby realizującej zamówienia w ramach projektu, osoby odpowiedzialnej za część rzeczowo-technologiczną, a przede wszystkim osoby upoważnionej do reprezentowania beneficjenta zgodnie z obowiązującą reprezentacją lub na mocy stosownego pełnomocnictwa.
Zalecenia pokontrolne
Z przeprowadzonej kontroli sporządzana jest pisemna informacja pokontrolna, która przekazywana jest beneficjentowi do akceptacji. Jeżeli zespół kontrolujący stwierdzi zaistnienie określonych uchybień bądź wątpliwości, zostaną one przekazane w formie zaleceń pokontrolnych, które beneficjent zobowiązany jest wdrożyć w określonym przez instytucję terminie.
Beneficjent ma również możliwość pisemnego odniesienia się do przedstawionych informacji. Należy jednak podkreślić, że niewykonanie przez beneficjenta zaleceń pokontrolnych w terminie określonym przez instytucję lub nieprzedstawienie przekonującego uzasadnienia ich niewykonania stanowi podstawę do wypowiedzenia umowy o dofinansowanie. Warto również wskazać, że do czasu wyjaśnienia wszystkich wątpliwości związanych z przeprowadzoną kontrolą następuje wstrzymanie wypłaty dofinansowania na rzecz beneficjenta, nawet jeżeli beneficjent złożył wniosek o płatność.
Najczęściej spotykane nieścisłości
Każdy z dofinansowanych projektów posiada swoistą specyfikę, niemniej jednak istnieje szereg nieścisłości, które są przedmiotem wyjaśnień w wielu kontrolowanych projektach.
Opiszmy je pokrótce.
● Nieprzestrzeganie procedury wyboru dostawców lub wykonawców. Beneficjenci dofinansowania dla projektów inwestycyjnych są zobowiązani do dokonywania zakupów z zachowaniem zasad konkurencyjności, jawności i przejrzystości. Powyższe wiąże się ze stosowaniem przepisów ustawy prawo zamówień publicznych, jeżeli taki wymóg wynika z jej przepisów albo z przeprowadzeniem postępowania ofertowego o określonych wymogach. Częstym uchybieniem jest brak poprawności zgromadzonych ofert, niespójności w datach dla danego postępowania czy brak stosownych potwierdzeń prowadzonej korespondencji z oferentami.
● Braki i niespójność kontrolowanej dokumentacji. Występującym uchybieniem w tym zakresie jest chociażby brak prawidłowego udokumentowania dostawy maszyn bądź urządzeń w postaci protokołu odbioru czy też brak podpisów osób upoważnionych na dokumentacji. Niekiedy pojawiają się również niespójności dotyczące np. zakresu danych dostawcy wskazanych w ofercie i umowie, czy też rozbieżności w numerze rachunku bankowego dostawcy wskazanego na fakturze i potwierdzeniu przelewu.
● Niewywiązywanie się z obowiązków promocyjno-informacyjnych. Wymogiem nałożonym na beneficjentów dofinansowania dla projektów inwestycyjnych jest informowanie opinii publicznej o otrzymaniu wsparcia poprzez przykładowo umieszczenie w miejscu realizacji projektu widocznej tablicy informacyjnej. Pomimo iż spełnienie tego rodzaju wymogów jest przedmiotem każdej kontroli, wielu beneficjentów nie realizuje prawidłowo nałożonych obowiązków w tym zakresie.
Bieżący monitoring realizacji projektu
Warto podkreślić, że poza opisanymi uprawnieniami kontrolnymi, instytucje prowadzą bieżący monitoring realizacji projektu poprzez weryfikację przedkładanych wniosków o płatność lub wniosków sprawozdawczych, które zawierają informacje o poniesionych wydatkach, stopniu realizacji postępu rzeczowego, stopniu realizacji wskaźników projektu, problemach występujących w projekcie.
Jeżeli więc beneficjent będzie realizował projekt zgodnie z wymogami umowy o dofinansowanie i skrupulatnie przedstawiał informacje we wnioskach o płatność, na bieżąco kontaktował się z instytucją w przypadku zaistnienia zmian, problemów w projekcie, wówczas kontrola nie będzie przykrym doświadczeniem. Również zapewnienie odpowiedniego przechowywania dokumentacji projektowej już od początku jego realizacji zapewni sprawne przygotowanie do ewentualnej kontroli.
Anna Zaleska
Senior consultant w Dziale Doradztwa Europejskiego Accreo Taxand
Kontrola „na miejscu”, jak sama nazwa wskazuje, zazwyczaj przeprowadzana jest w miejscu realizacji projektu. W przypadku jednak, gdy projekt realizowany jest w innej niż siedziba beneficjenta lokalizacji, upoważniona instytucja może również przeprowadzić kontrolę w siedzibie beneficjenta. Taka potrzeba może w szczególności zaistnieć, jeżeli w miejscu realizacji projektu na moment przeprowadzania kontroli prowadzone są np. wyłącznie prace budowlane, a całość dokumentacji związanej z projektem znajduje się w siedzibie beneficjenta.
Wspomniana kontrola może być przeprowadzana w okresie realizacji projektu, a także w tzw. okresie trwałości, który dla dużych przedsiębiorców wynosi 5 lat od zakończenia projektu, a dla przedsiębiorstw należących do sektora małych i średnich – 3 lata od zakończenia projektu.
Warto podkreślić, iż beneficjent ma obowiązek poddania się kontroli, gdyż w przeciwnym razie grozi mu nawet wypowiedzenie umowy o dofinansowanie przez właściwą instytucję, które w określonych przypadkach może być równoznaczne z koniecznością zwrotu dofinansowania wraz z odsetkami oraz zakazem ubiegania się o pomoc publiczną z funduszy europejskich w okresie kolejnych 3 lat. W świetle tak istotnych konsekwencji, obowiązek poddania się kontroli nie powinien zostać zlekceważony.
Co sprawdzi kontrola
Celem kontroli projektów inwestycyjnych współfinansowanych z funduszy europejskich jest przede wszystkim ocena prawidłowości i skuteczności ich realizacji. Ocena taka jest przeprowadzana zwłaszcza poprzez weryfikację czy: planowane do nabycia towary i usługi zostały faktycznie nabyte i dostarczone; zadeklarowane wydatki zostały faktycznie poniesione; sposób realizacji projektu, ponoszenia wydatków, dokonywania zakupów inwestycyjnych itp. jest zgodny z zapisami umowy o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa (krajowego i wspólnotowego) w tym zakresie; zadeklarowane w dokumentacji aplikacyjnej wskaźniki projektu są osiągane (np. wskaźnik dotyczący powierzchni budowanej hali czy liczby nabywanych maszyn); określone w dokumentacji aplikacyjnej deklaracje dotyczące kryteriów oceny wniosków faktycznie zostały spełnione (np. wzrost zatrudnienia, realizowanie polityki równych szans w dostępie do zatrudnienia, posiadanie praw ochrony własności przemysłowej).
Tym samym kontrola polega na sprawdzeniu dokumentacji finansowej i rzeczowej projektu, dokumentacji związanej z wyborem przez beneficjenta wykonawców i dostawców towarów lub usług i umów z nimi zawartych, dokonaniu oględzin miejsca realizacji projektu, przeprowadzeniu rozmów z odpowiednimi osobami i zebraniu stosowanych wyjaśnień. W szczególności w trakcie kontroli sprawdzana jest spójność informacji i dokumentów posiadanych przez beneficjenta z tymi, które zostały przedłożone wcześniej instytucji w ramach wniosków o płatność, rozliczających transze dotacji lub raportujących postęp rzeczowy projektu.
Warto jednak podkreślić, iż szczegółowy zakres weryfikowanych dokumentów w znacznym stopniu zależy od rodzaju realizowanego projektu. Inne dokumenty będą bowiem wymagane przy ponoszeniu wydatków stricte inwestycyjnych (m.in. faktury, protokoły odbioru), inne przy rozliczaniu kosztów pracy dla nowych pracowników (m.in. listy płac, umowy o pracę), a inne przy realizacji prac badawczo-rozwojowych (m.in. amortyzacja aparatury badawczej wykorzystywanej w projekcie).
Szczegółowy zakres kontroli może być również uzależniony od momentu jej przeprowadzenia. Jeżeli kontrola ma miejsce w trakcie realizacji projektu lub tuż po jego zakończeniu, może być nakierowana zwłaszcza na weryfikację postępu rzeczowo-finansowego, prawidłowości posiadanej dokumentacji czy celowości poniesionych wydatków. Kontrola przeprowadzana w okresie trwałości może mieć natomiast na celu głównie weryfikację realizacji zaplanowanych wskaźników (np. wzrost produkcji, dokonanie zgłoszenia wynalazku w celu uzyskania patentu) czy faktu prawidłowego utrzymywania wszystkich zadeklarowanych rezultatów projektu.
Sposób przeprowadzania kontroli
Każdy z beneficjentów Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka może spodziewać się przeprowadzenia przynajmniej jednej kontroli o wspomnianym wcześniej zakresie w okresie realizacji projektu lub tuż po jego zakończeniu. Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie beneficjent jest informowany o zamiarze przeprowadzenia takiej kontroli, na co najmniej 5 dni przed jej planowanym terminem (zróżnicowany termin dla różnych instrumentów).
Należy podkreślić, iż możliwość zmiany terminu kontroli wskazanego w zawiadomieniu jest zróżnicowana w poszczególnych instytucjach i zależy od indywidualnego przypadku. Dodatkowo, oprócz standardowej kontroli, o której beneficjent jest informowany, upoważnione instytucje mają również możliwość przeprowadzania niezapowiedzianych kontroli doraźnych, dokonywanych w przypadku, gdy zachodzi podejrzenie nieprawidłowości w realizacji projektu lub wystąpienia istotnych uchybień.
Szczególnie sprawdzana jest spójność informacji i dokumentów beneficjenta z tymi, które zostały przedłożone instytucji w ramach wniosków o płatność.
Obowiązki kontrolne beneficjenta
W przypadku wspomnianej standardowej kontroli wraz z zawiadomieniem o terminie przeprowadzenia kontroli beneficjent otrzymuje informację o zakresie kontroli i niezbędnej do przygotowania dokumentacji. W toku kontroli beneficjent ma obowiązek udostępnić wszelką dokumentację związaną z projektem oraz zapewnić dostęp do terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt, a także do systemu komputerowego (zwłaszcza ewidencji księgowej i plików związanych z finansowo-rzeczową realizacją projektu).
Warto również podkreślić, iż podczas trwania kontroli zespół kontrolujący ma prawo gromadzić dowody, które potwierdzą dokonane ustalenia, w postaci m.in. wypisów z dokumentów, kserokopii dokumentów źródłowych, zdjęć, protokołów oględzin. Beneficjent jest również zobowiązany do udzielenia wszelkich niezbędnych wyjaśnień, co wiąże się z koniecznością zapewnienia podczas kontroli obecności osób zaangażowanych w realizację projektu.
Ponieważ kontrola może dotyczyć zróżnicowanych obszarów związanych z realizacją projektu, dla sprawności jej przeprowadzenia warto zapewnić obecność osoby odpowiedzialnej za część finansową projektu, osoby realizującej zamówienia w ramach projektu, osoby odpowiedzialnej za część rzeczowo-technologiczną, a przede wszystkim osoby upoważnionej do reprezentowania beneficjenta zgodnie z obowiązującą reprezentacją lub na mocy stosownego pełnomocnictwa.
Zalecenia pokontrolne
Z przeprowadzonej kontroli sporządzana jest pisemna informacja pokontrolna, która przekazywana jest beneficjentowi do akceptacji. Jeżeli zespół kontrolujący stwierdzi zaistnienie określonych uchybień bądź wątpliwości, zostaną one przekazane w formie zaleceń pokontrolnych, które beneficjent zobowiązany jest wdrożyć w określonym przez instytucję terminie.
Beneficjent ma również możliwość pisemnego odniesienia się do przedstawionych informacji. Należy jednak podkreślić, że niewykonanie przez beneficjenta zaleceń pokontrolnych w terminie określonym przez instytucję lub nieprzedstawienie przekonującego uzasadnienia ich niewykonania stanowi podstawę do wypowiedzenia umowy o dofinansowanie. Warto również wskazać, że do czasu wyjaśnienia wszystkich wątpliwości związanych z przeprowadzoną kontrolą następuje wstrzymanie wypłaty dofinansowania na rzecz beneficjenta, nawet jeżeli beneficjent złożył wniosek o płatność.
Najczęściej spotykane nieścisłości
Każdy z dofinansowanych projektów posiada swoistą specyfikę, niemniej jednak istnieje szereg nieścisłości, które są przedmiotem wyjaśnień w wielu kontrolowanych projektach.
Opiszmy je pokrótce.
● Nieprzestrzeganie procedury wyboru dostawców lub wykonawców. Beneficjenci dofinansowania dla projektów inwestycyjnych są zobowiązani do dokonywania zakupów z zachowaniem zasad konkurencyjności, jawności i przejrzystości. Powyższe wiąże się ze stosowaniem przepisów ustawy prawo zamówień publicznych, jeżeli taki wymóg wynika z jej przepisów albo z przeprowadzeniem postępowania ofertowego o określonych wymogach. Częstym uchybieniem jest brak poprawności zgromadzonych ofert, niespójności w datach dla danego postępowania czy brak stosownych potwierdzeń prowadzonej korespondencji z oferentami.
● Braki i niespójność kontrolowanej dokumentacji. Występującym uchybieniem w tym zakresie jest chociażby brak prawidłowego udokumentowania dostawy maszyn bądź urządzeń w postaci protokołu odbioru czy też brak podpisów osób upoważnionych na dokumentacji. Niekiedy pojawiają się również niespójności dotyczące np. zakresu danych dostawcy wskazanych w ofercie i umowie, czy też rozbieżności w numerze rachunku bankowego dostawcy wskazanego na fakturze i potwierdzeniu przelewu.
● Niewywiązywanie się z obowiązków promocyjno-informacyjnych. Wymogiem nałożonym na beneficjentów dofinansowania dla projektów inwestycyjnych jest informowanie opinii publicznej o otrzymaniu wsparcia poprzez przykładowo umieszczenie w miejscu realizacji projektu widocznej tablicy informacyjnej. Pomimo iż spełnienie tego rodzaju wymogów jest przedmiotem każdej kontroli, wielu beneficjentów nie realizuje prawidłowo nałożonych obowiązków w tym zakresie.
Bieżący monitoring realizacji projektu
Warto podkreślić, że poza opisanymi uprawnieniami kontrolnymi, instytucje prowadzą bieżący monitoring realizacji projektu poprzez weryfikację przedkładanych wniosków o płatność lub wniosków sprawozdawczych, które zawierają informacje o poniesionych wydatkach, stopniu realizacji postępu rzeczowego, stopniu realizacji wskaźników projektu, problemach występujących w projekcie.
Jeżeli więc beneficjent będzie realizował projekt zgodnie z wymogami umowy o dofinansowanie i skrupulatnie przedstawiał informacje we wnioskach o płatność, na bieżąco kontaktował się z instytucją w przypadku zaistnienia zmian, problemów w projekcie, wówczas kontrola nie będzie przykrym doświadczeniem. Również zapewnienie odpowiedniego przechowywania dokumentacji projektowej już od początku jego realizacji zapewni sprawne przygotowanie do ewentualnej kontroli.
Anna Zaleska
Senior consultant w Dziale Doradztwa Europejskiego Accreo Taxand
bezpłatne szkolenia
dofinansowanie unijne
dotacje
dotacje dla firm
dotacje dla uczelni
dotacje na budowę dróg
dotacje na drogi
dotacje unijne
fundusze europejskie
fundusze unijne
innowacyjna gospodarka
małopolski regionalny program operacyjny
parp
program operacyjny infrastruktura i środowisko
program operacyjny innowacyjna gospodarka
program operacyjny kapitał ludzki
program rozwoju obszarów wiejskich
regionalny program operacyjny
rpo
unijne dofinansowanie
 |
 |
 |
 |
 |
