Pułapki dotacji na e-biznes
Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka działanie 8.1 - ,,Wspieranie działalności gospodarczej w dziedzinie gospodarki elektronicznej’’ to jeden ze sposobów na pozyskanie większego dofinansowania na działalność związaną z e-biznesem. Jest to również jedno z niewielu działań Innowacyjnej Gospodarki, które przeszło wiele zmian, zwłaszcza w odniesieniu do kryteriów merytorycznych.
Efektem konkursów przeprowadzonych w latach 2008 – 2009 są projekty, które w większości nie są innowacyjne, wręcz są wsteczne i powielające znane od dawna rozwiązania e-biznesowe. Projekty te jednak uzyskały dofinansowanie, z którego w chwili obecnej się rozliczają. Klony portali społecznościowych o przeróżnej tematyce, choćby portale rekreacyjne, które powstały po to, aby pokazywać różne miejsca typu spa, czy portal będący katalogiem firm i stron internetowych rekomendowanych przez jego własną społeczność.
Na zbudowanie podobnych projektów przedsiębiorca otrzymywał ponad 800 tysięcy złotych z działania 8.1. Informacje o takich e-biznesach mogą irytować wnioskodawców, których innowacyjne pomysły poległy na typowych dla unijnych konkursów zasadzkach formalnych. Sukces w postaci pozyskanej dotacji, bo o sukcesie biznesowym nie ma mowy, podobnych projektów których realizowanych jest bardzo dużo, pokazuje iż na bazie starych kryteriów właściwie każdy wniosek opisany jako innowacyjny, nowoczesny czy futurologiczny, uzyskał dotacje.
Teraz naprawdę innowacje
Działanie 8.1 PO IG stało się najczęściej krytykowanym działaniem w historii unijnych funduszy wdrażanych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości. Stojący w prawdziwych (można by rzecz „elektronicznych”) kolejkach młodzi biznesmeni oraz krytyka prasy branżowej wskazywała na przyznawanie dotacji dla mało innowacyjnych pomysłów. PARP przygotowała rozwiązania, które mają to zmienić. Pieniądze mają otrzymać projekty innowacyjne w skali gospodarki światowej oraz wykazujące szansę na rynkowy sukces. W nowych konkursach zostały dodane trzy kryteria obligatoryjne, które musi spełnić każdy wniosek.
Najważniejsze kryterium mówi o tym, że projekt musi być rentowny w całym okresie trwałości. Projekt musi przynosić przychody z co najmniej dwóch źródeł związanych ze świadczeniem e-usług. Na koniec PARP zaznacza, że opis modelu biznesowego musi dawać gwarancję rynkowego powodzenia projektu. Ukazały się także nowe kryteria merytoryczne fakultatywne. Teraz, żeby uzyskać dotację trzeba w modelu biznesowym wskazać, że przychody ze sprzedaży powierzchni reklamowych nie będą stanowiły czynnika decydującego o rentowności projektu. Kolejna zmiana to zasięg świadczenia e-usługi (odbiorcy krajowych jak i zagranicznych e-usług). Dodatkowo podstawowa funkcjonalność planowanej e - usługi odpowiada na niezagospodarowaną dotychczas niszę rynkową, poprzez zaspokajanie zasadniczej potrzeby grupy docelowej, która nie może być zaspokojona przez inne usługi lub produkty aktualnie dostępne na rynku.
50 punktów za przełomową e-usługę
Celem tych zmian jest przyznawanie wsparcia projektom, które mają szanse na dłuższe zaistnienie na rynku oraz nie są po prostu wsteczne w stosunku do tego, co już funkcjonuje w Internecie. Spełnienie kryteriów fakultatywnych (punktowanych), w chwili obecnej gwarantuje przyznanie dotacji. Formalnie, żeby projekt od razu nie został odrzucony, trzeba spełnić wszystkie kryteria obligatoryjne i zdobyć minimum 60 punktów w kryteriach fakultatywnych. Kluczowym kryterium (można zdobyć aż 50 pkt) jest udowodnienie, że przygotowana a następnie wdrożona i świadczona e-usługa będzie przełomowa nie tylko w skali kraju, ale w skali międzynarodowej.
W dodatku innowacja musi być katalizatorem dla rozwoju całej branży, albo doprowadzić do powstania nowej branży. To jest kluczowe kryterium, bez spełnienia jego założeń projekt nie ma szans żeby uzyskać dofinansowanie. Kolejne 10 punktów można uzyskać, gdy e-usługa będzie atrakcyjna nie tylko dla Polaków, ale również klientów i odbiorców zagranicznych. Dobrze sprecyzowana grupa odbiorców krajowych i zagranicznych (ważne żeby wskazać konkretne kraje, do których kierowana jest e-usługa) oraz w jaki sposób zaspakaja ich potrzeby zwiększa szanse na przyznanie w tym kryterium punktów.
Kolejnym kryterium, które warto spełnić to takie skonstruowanie modelu biznesowego, żeby dochody ze sprzedaży reklam nie stanowiły o rentowności projektu. Jeśli pomysł przedsięwzięcia wpisze się w niszę rynkową, w której nie operuje jeszcze żaden przedsiębiorca (lub podobnego produktu nie ma jeszcze na rynku) i przy okazji zaspokaja potrzeby dużej grupy docelowej, może uzyskać kolejne 20 punktów. PO IG działanie 8.1 jest ogromną szansą dla młodych przedsiębiorców oraz całej branży internetowej w Polsce jednak idea dobrego pomysłu zderza się z realiami. Nie są to jednak łatwe pieniądze, jak niektórzy uważają. W teorii projekt musi spełnić kryteria obligatoryjne i uzyskać minimum 60 proc. punktów podczas oceny kryteriów merytorycznych.
W praktyce każdy projekt przede wszystkim należy zaplanować odpowiednio do możliwości finansowych swojej firmy. Najbezpieczniej finansować go w pełni ze środków własnych. Dzięki temu można uniknąć sytuacji, w której brak płatności z PARP paraliżuje działalność firmy. Posiadanie takich zasobów finansowych przez młodego przedsiębiorcę jest jednak mało realne, dlatego w projektach można przewidzieć jego dwutorowe finansowanie – zaliczka oraz refundacja.
Ważne: zabezpieczmy środki na projekt
Tworząc harmonogram rzeczowo-finansowy nie warto przeszacowywać kosztów. Harmonogram sztywno wiąże terminami realizację projektu. Ze względu na fakt, iż dotacja stanowi środki publiczne, wnioskodawca ma stosunkowo małą elastyczność działania. Jednak z drugiej strony dofinansowanie kosztów kwalifikowanych projektu w 70 bądź 80 proc. daje większe możliwości, chociażby w kontekście jakość projektu. Dofinansowanie z POIG 8.1 umożliwia także zdecydowanie szybszy rozwój firmy w przyszłości, ponieważ środki otrzymane z PARP-u można dalej inwestować. Bardzo nierozsądne jest składanie wniosku dla projektu o bardzo dużej wartości, jeżeli nie mamy środków na jego sfinansowanie i liczymy tylko i wyłącznie na finansowanie z PARP. Tego typu działanie z racji wielu formalności oraz długich procedur jest skazane na porażkę.
Najważniejsze przed rozpoczęciem pisania wniosku o dofinansowanie jest gruntowne zaplanowanie wszystkich działań w ramach projektu. Określając terminy zakończenia poszczególnych etapów prac projektowych warto doliczyć około 15-20 proc. czasu, przewidując tym samym ewentualne opóźnienia. Dobrym rozwiązaniem jest wstępna weryfikacja dostawców sprzętu czy usług jeszcze przed rozpoczęciem pisania wniosku o dofinansowanie, ponieważ to zdecydowanie minimalizuje możliwość wystąpienia błędów w realizowanym później harmonogramie rzeczowo-finansowym. Prawidłowe zdefiniowanie poszczególnych wydatków da możliwość przedsiębiorcy na pewną elastyczność podczas rozliczania projektu. Bardzo ważne jest odpowiednie przyporządkowanie wydatków do poszczególnych kategorii. Na przykład w ramach wydatku wpisanego do kategorii usług informatycznych, nie będzie można rozliczyć i zrefundować kosztu pracy informatyka zatrudnionego na umowę o pracę lub umowę cywilno-prawną.
Zbieraj oferty, przeglądaj Internet
Zmiany w harmonogramie wydatków (poza kilkoma przypadkami określonymi przez regulamin konkursu) wymagają podpisania aneksu do umowy, co wiąże się z długotrwałą procedurą i wprowadza opóźnienia w wypłacie dofinansowania - refundacji. Realizując już projekt należy skrupulatnie zbierać dokumentację, wszystkie faktury, umowy oraz oferty. Zanim poniesiemy jakikolwiek wydatek należy upewnić się, jakich dokumentów będziemy potrzebowali, aby wydatek rozliczyć. Częstym błędem jest pominięcie procedury ofertowania, jeżeli wydatek nie przekracza 14 tys. euro (uwaga: wysokość kosztu od jednego dostawcy jest oceniana w aspekcie całego projektu). Mimo wszystko warto mieć porobione wydruki, np. ze stron internetowych z cenami lub innymi kryteriami wyboru takiego dostawcy.
Innym częstym błędem jest brak w tytule przelewu numeru faktury, którego przelew dotyczy. W tym przypadku często kontrolujący nasz wniosek o płatność poproszą nas o dostarczenie pisma od dostawcy usług lub sprzętu potwierdzającego zapłatę za daną fakturę.
Można mnożyć procedury, które obowiązują podczas rozliczania projektów. W chwili obecnej w fazę końcową wchodzą projekty, które były składane w 2009 roku (w oparciu o stare kryteria). Większość beneficjentów POIG 8.1, którzy zakończyli realizację projektu zgodnie twierdzą, iż pozyskanie dotacji na projekt jest zdecydowanie prostsze w porównaniu z jego realizacją i rozliczeniem. Istotnym wpływem na prawidłowe wdrożenie projektu jest przemyślana dokumentacja aplikacyjna oraz wszystkie aspekty, na które szczególną uwagę zwracają urzędnicy. Niezastosowanie wytycznych w zakresie wyboru dostawcy nierzadko skutkuje uznaniem kosztów za niekwalifikowane i w konsekwencji brakiem dofinansowania na dany sprzęt czy usługę informatyczną - ekspercką.
Kilka dobrych rad
A więc naszą ideę internetowego biznesu musimy sprowadzić na ziemię już na etapie sporządzania wniosku aplikującego o dotację. W takim razie jak powinno się realizować, a następnie rozliczyć projekt w ramach POIG 8.1? Oto kilka podpowiedzi:
- Realizując projekt należy zapoznać się z dokumentacją aplikacyjną, którą złożyliśmy (zwłaszcza harmonogram rzeczowo-finansowy).
- Wskazane jest, żeby każdy zakup został poprzedzony przeprowadzeniem procedury wyboru ofert (pomimo, że jego wartość nie przekracza 14 tys. euro). Warto korzystać przykładowo z wzorów zapytań ofertowych wraz z umowami współpracy (uwzględnianych wszystkie elementy, które są sprawdzane na kontroli projektu) czy protokołów wyboru ofert.
- Każdy projekt unijny to odrębna ewidencja księgowa. Dział księgowy firmy lub zewnętrzne biuro rachunkowe musi zapoznać się z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie, niezależnie czy przedsiębiorstwo prowadzi pełną czy uproszczoną księgowość.
- Należy gromadzić takie dokumenty, jak m.in. umowy, zamówienia, faktury pro forma, faktury VAT, potwierdzenia przelewów, protokoły zdawczo - odbiorcze, dokumenty OT. Dokumenty księgowe wymagają opisu na jego odwrocie.
Dokumentacja rozliczająca dany etap składa się, poza samym wnioskiem o płatność i załączników, z oświadczeń czy dodatkowych zestawień. Składane dokumenty muszą być spójne pod względem najdrobniejszych szczegółów: dat, numerów KRS, NIP, adresów itp. Dobra organizacja pracy, zwłaszcza na początku realizacji projektu, pomoże uniknąć błędów czy wielu wyjaśnień przy złożeniu niepełnej dokumentacji.
- Często zaniedbywanym przez beneficjentów, a tak naprawdę bardzo istotą kwestią przy ostatecznym rozliczeniu projektu i wypłacie dotacji są elementy promocji.
W opinii wielu beneficjentów unijnych środków pozyskanie dotacji jest zdecydowanie prostszym zadaniem niż zarządzanie projektem i jego rozliczenie, które będzie skutkować wypłatą całej kwoty dofinansowania. Jednak duża część przedsiębiorców podejmuje to wyzwanie i - nierzadko - robią to z sukcesem. Należy mieć na uwadze, iż każde dofinansowanie to środki publiczne, dlatego przeprowadzane są tak skrupulatne kontrole ich wydatkowania. Przedsiębiorstwo w oparciu o uzyskane dofinansowanie może dokonać ulepszeń jakościowych bądź ilościowych projektu w porównaniu do planów, które byłyby realizowane bez wsparcia unijnego.
Monika Grzesiak
Specjalista ds. pozyskiwania i rozliczania środków unijnych
Eureka Technology Park