Obowiązki, sposób i zasady prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych dla projektów dofinansowywanych z funduszy Unii Europejskiej omówione zostaną w niniejszym artykule na przykładzie projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 (POIiŚ). Obowiązki te i zasady określają zwłaszcza: - Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności (art. 69) wraz z art. 8 i 9 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz rozporządzenia (WE) 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego; - Wytyczne w zakresie informacji i promocji Ministra Rozwoju Regionalnego w celu zapewnienia spójnych działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej; - Strategia komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013; - Plan komunikacji POIiŚ, - Zasady promocji projektów dla beneficjentów POIiŚ 2007-2013.
Za prawidłowość prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych odpowiada beneficjent projektu, a praktycznie Jednostka Realizująca Projekt (JRP). Podkreślić należy wieloznaczność i szerokie stosowanie pojęcia "beneficjent". Beneficjent w sensie instytucjonalnym, stosowanym w regulacjach i procedurach pozyskiwania i wydatkowania funduszy pomocowych UE, to (przykładowo) jednostka samorządu terytorialnego, przedsiębiorca lub instytucja przygotowująca i realizująca projekt oraz otrzymująca z funduszy UE refundację wydatków ponoszonych przez nią na projekt.
Równocześnie beneficjent (czasem precyzyjnej: "beneficjent końcowy") w sensie grupowym (np. lokalna społeczność) to określona zbiorowość korzystająca z efektów projektu lub tzw. grupa docelowa będąca adresatem działań promocyjnych i informacyjnych. I tu pojęcie beneficjenta rozumieć można szeroko, gdyż (przykładowo) zbiorowym beneficjentem projektu budowy systemu odbioru i oczyszczania ścieków komunalnych są mieszkańcy i przedsiębiorcy mogący się podłączyć do tego systemu (węższe podejście funkcjonalne), ale też każdy kto korzysta z efektu likwidacji zagrożenia tymi ściekami dla środowiska naturalnego (szersze podejście środowiskowe).
Generalnym celem działań informacyjnych i promocyjnych, adresowanych do beneficjentów końcowych, jest informowanie ich o roli i udziale finansowym Unii Europejskiej w przedsięwzięciu będącym przedmiotem danego projektu, o efektach i korzyściach płynących z wykorzystania tego finansowana, a pośrednio o efektach z integracji Polski z Unią Europejską. Cele szczegółowe tych działań to informowanie o bieżącym stanie realizacji projektu i rezultatach, jakie uzyskane zostaną w wyniku jego przeprowadzenia, w tym wpływ projektu na zwiększenie konkurencyjności kraju i jego regionów.
Wymiennie powyżej regulacje prawne wprowadzają elementy wspólnego systemu identyfikacji wizualnej dla "marki" Funduszy Europejskich, który narzuca obowiązkowe współistnienie emblematu Unii Europejskiej wraz z odniesieniem słownym i logotypem Narodowej Strategii Spójności. W warstwie identyfikacji wizualnej towarzyszą im inne znaki (np. logotyp beneficjenta instytucjonalnego, herb jednostki samorządu terytorialnego). Podkreślić należy, iż poszczególne programy zawierają elementy identyfikacji wizualnej wyróżniającej dany program.