Unijne ABC
Dokumentacja projektowa
2010-02-24
| tagi:
Dokumentacja projektowa, unijne ABC, pisanie projektów, fundusze europejskie
Przygotowanie dokumentacji konkursowej to kolejny etap na drodze aplikacji po zewnętrzne źródła finansowania określonego we wcześniejszych fazach projektu. Najczęściej do tego rodzaju prac przystępujemy w momencie pojawienia się ogłoszenia o naborze wniosków. Ogłoszenie takie ukazuje się na stronach internetowych instytucji pośredniczącej lub wdrażającej wraz z obowiązującym regulaminem konkursu oraz określeniem wszystkich wymaganych załączników do wniosku aplikacyjnego. Ogłoszenie o naborze zostaje przekazane do wiadomości potencjalnych beneficjentów przed otwarciem terminu naboru wniosków. Oznacza to w praktyce, iż wnioskodawcy dostają czas na zapoznanie się z wszelkimi zasadami, wymogami konkursu oraz niezbędnymi załącznikami. W przypadku załączników – typu oświadczenie – wzór dokumentacji aplikacyjnej zawiera gotowe do wypełnienia formularze, przygotowane przez Instytucje i oznaczone odpowiednimi logotypami.
Porządek w dokumentacji
Lista załączników jest najczęściej jednym z ostatnich elementów wniosku aplikacyjnego
i prezentowana jest w formie listy kontrolnej, co znacznie ułatwia beneficjentom skompletowanie pełnego zestawu załączników, uniemożliwiając pominięcie któregokolwiek
z ważnych dokumentów. Z powyższego wstępu nie należy wyciągać mylnych wniosków, iż całość dokumentacji, wraz ze wszystkimi załącznikami przygotowuje się dopiero w momencie ogłoszenia o naborze wniosków. Podstawowe załączniki typu: matryca logiczna czy chociażby studium wykonalności powinny być przygotowywane ze znacznym wyprzedzeniem. Etap przygotowania kompletnej dokumentacji aplikacyjnej związany jest z czasem koniecznym na pozyskanie ostatnich wymaganych załączników urzędowych, wypełnienie wzorów wymaganych oświadczeń oraz przygotowanie odpowiedniej ilości kompletów tejże dokumentacji. Z praktycznego punktu widzenia, oraz na bazie posiadanych doświadczeń zarekomendować mogę przygotowanie – tuż po ogłoszeniu o naborze - w pierwszej kolejności odpowiedniej ilości segregatorów, prawidłowe – zgodne z instrukcją przedstawioną w regulaminie konkursu - ich opisanie oraz wypełnienie zawartością w postaci przekładek. Wydają się to być prace dość banalne, ale mimo wszystko jednak czasochłonne i na etapie, kiedy beneficjent przygotowuje ostatnie merytoryczne zagadnienia dla projektu, może się okazać, iż zabraknie czasu na dopilnowanie odpowiedniego przygotowania segregatorów, załączników itp. Zwróćmy przy tym uwagę, iż dokumentacja aplikacyjna już na pierwszy rzut oka świadczy o beneficjencie i sam sposób jej złożenia i przygotowania daje sporo informacji zarówno o sposobie przygotowania dokumentów, jak i sposobie planowania projektu.
Odręcznie, na szybko podpisane, nie zawsze w sposób czytelny – segregatory i koperty wskazują, iż beneficjent przygotowywał dokumentację „za pięć dwunasta”. Może to być sygnał, choć nie musi, że inwestycja przygotowywana była tak samo, co wpłynąć może na sposób jej realizacji. Wielokrotne kontakty z osobami oceniającymi wnioski o dofinansowanie potwierdziły, iż znacznie przyjemniej i z innym nastawieniem czyta się dobrze i schludnie przygotowane projekty, gdzie każdy załącznik jest dobrze opisany i oddzielony łatwo widoczną kartą informacyjną. Wówczas oceniający, czytając np. studium wykonalności, z łatwością odnajdzie wniosek lub jakikolwiek inny załącznik w celu sprawdzenia zgodności danych zawartych w poszczególnych dokumentach.
Wracając jednak do „technicznych” kwestii związanych z przygotowaniem pełnej dokumentacji – po przygotowaniu przekładek z nazwą załącznika – z biegiem czasu segregator wypełniamy odpowiednimi załącznikami, które udało nam się już zdobyć lub przygotować. Aby uniknąć stresujących sytuacji na etapie pospisywania – od razu każdy z załączników odpowiednio opiszmy i przygotujmy. W celu usprawnienia procedury podpisywania, każdą z kopii załączników opieczętujmy pieczątką: „kopia” oraz „za zgodność z oryginałem” a także jeśli dopuszcza to regulamin konkursu – dopisać klauzulę od str. nr … do strony nr ….. Można także przy tych zapisach umieścić zawczasu pieczątkę instytucji –wówczas w dniu podpisywania osoba lub osoby do tego upoważnione złożą tylko swoje podpisy i przyłożą pieczątki imienne, co znacznie skróci czas, jaki trzeba poświęcić na prawidłowe podpisanie dokumentacji. Każdy, kto chociażby jeden raz składał wniosek o dofinansowanie, zdaje sobie sprawę z tego, iż może to trwać nawet dwie i trzy godziny, chociażby z uwagi na fakt, iż jeden egzemplarz dokumentacji aplikacyjnej często składa się z kilkuset stron różnych załączników i dokumentacji. Dla tych, którzy przygotowują się do debiutu w zakresie składania wniosków o dofinansowanie – niech ta informacja będzie jednocześnie przestrogą przed przeliczeniem się z czasem i własnymi możliwościami. Czasem lepiej zarezerwować więcej czasu na przygotowanie techniczne dokumentacji i jej odpowiednie opisanie i podpisanie, niż mieć tego czasu zbyt mało i dotrzeć do instytucji przyjmującej wnioski tuż po zamknięciu naboru – czyli tuż po wyznaczonej godzinie, do której przyjmowane były dokumentacje aplikacyjne.
Porządek w dokumentacji
Lista załączników jest najczęściej jednym z ostatnich elementów wniosku aplikacyjnego
i prezentowana jest w formie listy kontrolnej, co znacznie ułatwia beneficjentom skompletowanie pełnego zestawu załączników, uniemożliwiając pominięcie któregokolwiek
z ważnych dokumentów. Z powyższego wstępu nie należy wyciągać mylnych wniosków, iż całość dokumentacji, wraz ze wszystkimi załącznikami przygotowuje się dopiero w momencie ogłoszenia o naborze wniosków. Podstawowe załączniki typu: matryca logiczna czy chociażby studium wykonalności powinny być przygotowywane ze znacznym wyprzedzeniem. Etap przygotowania kompletnej dokumentacji aplikacyjnej związany jest z czasem koniecznym na pozyskanie ostatnich wymaganych załączników urzędowych, wypełnienie wzorów wymaganych oświadczeń oraz przygotowanie odpowiedniej ilości kompletów tejże dokumentacji. Z praktycznego punktu widzenia, oraz na bazie posiadanych doświadczeń zarekomendować mogę przygotowanie – tuż po ogłoszeniu o naborze - w pierwszej kolejności odpowiedniej ilości segregatorów, prawidłowe – zgodne z instrukcją przedstawioną w regulaminie konkursu - ich opisanie oraz wypełnienie zawartością w postaci przekładek. Wydają się to być prace dość banalne, ale mimo wszystko jednak czasochłonne i na etapie, kiedy beneficjent przygotowuje ostatnie merytoryczne zagadnienia dla projektu, może się okazać, iż zabraknie czasu na dopilnowanie odpowiedniego przygotowania segregatorów, załączników itp. Zwróćmy przy tym uwagę, iż dokumentacja aplikacyjna już na pierwszy rzut oka świadczy o beneficjencie i sam sposób jej złożenia i przygotowania daje sporo informacji zarówno o sposobie przygotowania dokumentów, jak i sposobie planowania projektu.
Odręcznie, na szybko podpisane, nie zawsze w sposób czytelny – segregatory i koperty wskazują, iż beneficjent przygotowywał dokumentację „za pięć dwunasta”. Może to być sygnał, choć nie musi, że inwestycja przygotowywana była tak samo, co wpłynąć może na sposób jej realizacji. Wielokrotne kontakty z osobami oceniającymi wnioski o dofinansowanie potwierdziły, iż znacznie przyjemniej i z innym nastawieniem czyta się dobrze i schludnie przygotowane projekty, gdzie każdy załącznik jest dobrze opisany i oddzielony łatwo widoczną kartą informacyjną. Wówczas oceniający, czytając np. studium wykonalności, z łatwością odnajdzie wniosek lub jakikolwiek inny załącznik w celu sprawdzenia zgodności danych zawartych w poszczególnych dokumentach.
Wracając jednak do „technicznych” kwestii związanych z przygotowaniem pełnej dokumentacji – po przygotowaniu przekładek z nazwą załącznika – z biegiem czasu segregator wypełniamy odpowiednimi załącznikami, które udało nam się już zdobyć lub przygotować. Aby uniknąć stresujących sytuacji na etapie pospisywania – od razu każdy z załączników odpowiednio opiszmy i przygotujmy. W celu usprawnienia procedury podpisywania, każdą z kopii załączników opieczętujmy pieczątką: „kopia” oraz „za zgodność z oryginałem” a także jeśli dopuszcza to regulamin konkursu – dopisać klauzulę od str. nr … do strony nr ….. Można także przy tych zapisach umieścić zawczasu pieczątkę instytucji –wówczas w dniu podpisywania osoba lub osoby do tego upoważnione złożą tylko swoje podpisy i przyłożą pieczątki imienne, co znacznie skróci czas, jaki trzeba poświęcić na prawidłowe podpisanie dokumentacji. Każdy, kto chociażby jeden raz składał wniosek o dofinansowanie, zdaje sobie sprawę z tego, iż może to trwać nawet dwie i trzy godziny, chociażby z uwagi na fakt, iż jeden egzemplarz dokumentacji aplikacyjnej często składa się z kilkuset stron różnych załączników i dokumentacji. Dla tych, którzy przygotowują się do debiutu w zakresie składania wniosków o dofinansowanie – niech ta informacja będzie jednocześnie przestrogą przed przeliczeniem się z czasem i własnymi możliwościami. Czasem lepiej zarezerwować więcej czasu na przygotowanie techniczne dokumentacji i jej odpowiednie opisanie i podpisanie, niż mieć tego czasu zbyt mało i dotrzeć do instytucji przyjmującej wnioski tuż po zamknięciu naboru – czyli tuż po wyznaczonej godzinie, do której przyjmowane były dokumentacje aplikacyjne.
bezpłatne szkolenia
dofinansowanie unijne
dotacje dla firm
dotacje dla uczelni
dotacje na budowę dróg
dotacje na drogi
dotacje unijne
fundusze europejskie
fundusze unijne
innowacyjna gospodarka
kapitał ludzki
małopolski regionalny program operacyjny
parp
program operacyjny infrastruktura i środowisko
program operacyjny innowacyjna gospodarka
program operacyjny kapitał ludzki
program rozwoju obszarów wiejskich
regionalny program operacyjny
rpo
unijne dofinansowanie
 |
 |
 |
 |
 |
