Unijne ABC
Zarządzanie projektem - PO KL
2010-02-24
| tagi:
Zarządzanie projektem, POKL, środki unijne, unijne abc, pisanie projektów
Podczas przygotowywania wniosku projektodawcom przyświeca zwykle jeden cel: zdobyć dofinansowanie. Wiele kwestii odkładanych jest na później, a tymczasem każde nieprzemyślane zdanie umieszczone w projekcie może na etapie realizacji generować niepotrzebne problemy. Oprócz dokładnego planowania zakresu działań w projekcie, konieczne jest stworzenie takiej struktury zarządzania, która podoła niemałej ilości wymagań na etapie realizacji. Proponuję, żeby nie stosować założenia, że „jakoś to będzie”, zwłaszcza przymierzając się do pierwszego projektu, chyba że wieczory spędzane w biurze projektowym i kilka lat bez urlopu uznaje się na najlepszy sposób na życie.
Praca, praca, praca…
Po pierwsze zatem, trzeba oszacować ilość pracy do wykonania. Przy tej czynności przydaje się doświadczenie pracy w administracji publicznej, gdyż projekt rządzi się podobnymi zasadami jak działanie instytucji finansów publicznych, a najważniejsza z tych zasad brzmi: wszystko musi być udokumentowane. Jej wszędobylskość jest często niepojęta, zwłaszcza dla podmiotów po raz pierwszy realizujących projekt. Ilość dokumentów, które trzeba będzie zebrać lub wytworzyć w trakcie realizacji projektu będzie zależna od jego zakresu, wartości i czasu trwania. Zwykle najwięcej papierkowej roboty dostarczają projekty szkoleniowe, gdzie szkolenia nie są zlecane firmom zewnętrznym, a beneficjent zakłada np. finansowanie badań lekarskich, zwrot kosztów dojazdu, dodatki szkoleniowe. Przyjmując, że w projekcie będzie brało udział 100 uczestników, to od każdego z nich otrzymamy co najmniej 100 deklaracji uczestnictwa w projekcie, które muszą zostać zweryfikowane pod kątem kwalifikowalności, 100 skierowań na badania i 100 orzeczeń lekarskich, co najmniej 200 biletów, przy założeniu, że szkolenie odbywa się jednokrotnie, dodatkowo konieczne będzie 100 wypłat dodatków szkoleniowych, 100 refundacji kosztów dojazdów (przelewów lub dowodów kasowych).
Ktoś tę dokumentację musi przygotować, zebrać, opisać i zarchiwizować. A to tylko jeden z przykładów. Oczywiście, na etapie planowania budżetu warto zastanowić się, jak wydatki będą dokumentowane szukając możliwie jak najmniej czasochłonnych metod. Niemniej jednak warto przeanalizować, ile i jakie dokumenty będą niezbędne, tak aby liczba osób, które będą o nie dbały była odpowiednia. Szacując stanowiska trzeba wziąć pod uwagę także harmonogram projektu, określając momenty największego natężenia pracy, przypadające zwykle na początku projektu i w czasie kiedy wykonywane są obowiązki sprawozdawcze. Warto przygotowując strukturę zarządzania przypisać osoby do poszczególnych etapów realizacji i określić stopień ich zaangażowania w daną czynność.
Jak zatrudniać
O skutecznym zarządzaniu projektem będzie jednak decydować nie tyle liczba osób zaangażowanych w działania projektowe, ale sposób organizacji pracy. Konieczne jest podjęcie decyzji czy zespół projektowy powstanie z dotychczasowych pracowników organizacji, a jeśli tak to w jakim stopniu zaangażowani będą w projekt, co będzie warunkowało strukturę zarządzania. Zdecydowanie najlepszą opcją jest stworzenie zespołu zajmującego się wyłącznie projektem, co gwarantuje wysoką efektywność pracy. Nie zawsze jednak jest to możliwe: często pracownicy etatowi zajmują się projektem po pracy, w praktyce także podczas pracy (choć formalnie jest to zabronione). W tej sytuacji konieczne jest rozważenie, w jaki sposób zatrudniać personel: czy mają być to dodatkowe umowy zlecenia czy też lepiej oddelegować personel do pracy w projekcie na podstawie istniejących umów o pracę. Decydując się na umowę zlecenie warto pamiętać o dwóch sprawach.
Praca, praca, praca…
Po pierwsze zatem, trzeba oszacować ilość pracy do wykonania. Przy tej czynności przydaje się doświadczenie pracy w administracji publicznej, gdyż projekt rządzi się podobnymi zasadami jak działanie instytucji finansów publicznych, a najważniejsza z tych zasad brzmi: wszystko musi być udokumentowane. Jej wszędobylskość jest często niepojęta, zwłaszcza dla podmiotów po raz pierwszy realizujących projekt. Ilość dokumentów, które trzeba będzie zebrać lub wytworzyć w trakcie realizacji projektu będzie zależna od jego zakresu, wartości i czasu trwania. Zwykle najwięcej papierkowej roboty dostarczają projekty szkoleniowe, gdzie szkolenia nie są zlecane firmom zewnętrznym, a beneficjent zakłada np. finansowanie badań lekarskich, zwrot kosztów dojazdu, dodatki szkoleniowe. Przyjmując, że w projekcie będzie brało udział 100 uczestników, to od każdego z nich otrzymamy co najmniej 100 deklaracji uczestnictwa w projekcie, które muszą zostać zweryfikowane pod kątem kwalifikowalności, 100 skierowań na badania i 100 orzeczeń lekarskich, co najmniej 200 biletów, przy założeniu, że szkolenie odbywa się jednokrotnie, dodatkowo konieczne będzie 100 wypłat dodatków szkoleniowych, 100 refundacji kosztów dojazdów (przelewów lub dowodów kasowych).
Ktoś tę dokumentację musi przygotować, zebrać, opisać i zarchiwizować. A to tylko jeden z przykładów. Oczywiście, na etapie planowania budżetu warto zastanowić się, jak wydatki będą dokumentowane szukając możliwie jak najmniej czasochłonnych metod. Niemniej jednak warto przeanalizować, ile i jakie dokumenty będą niezbędne, tak aby liczba osób, które będą o nie dbały była odpowiednia. Szacując stanowiska trzeba wziąć pod uwagę także harmonogram projektu, określając momenty największego natężenia pracy, przypadające zwykle na początku projektu i w czasie kiedy wykonywane są obowiązki sprawozdawcze. Warto przygotowując strukturę zarządzania przypisać osoby do poszczególnych etapów realizacji i określić stopień ich zaangażowania w daną czynność.
Jak zatrudniać
O skutecznym zarządzaniu projektem będzie jednak decydować nie tyle liczba osób zaangażowanych w działania projektowe, ale sposób organizacji pracy. Konieczne jest podjęcie decyzji czy zespół projektowy powstanie z dotychczasowych pracowników organizacji, a jeśli tak to w jakim stopniu zaangażowani będą w projekt, co będzie warunkowało strukturę zarządzania. Zdecydowanie najlepszą opcją jest stworzenie zespołu zajmującego się wyłącznie projektem, co gwarantuje wysoką efektywność pracy. Nie zawsze jednak jest to możliwe: często pracownicy etatowi zajmują się projektem po pracy, w praktyce także podczas pracy (choć formalnie jest to zabronione). W tej sytuacji konieczne jest rozważenie, w jaki sposób zatrudniać personel: czy mają być to dodatkowe umowy zlecenia czy też lepiej oddelegować personel do pracy w projekcie na podstawie istniejących umów o pracę. Decydując się na umowę zlecenie warto pamiętać o dwóch sprawach.
bezpłatne szkolenia
dofinansowanie unijne
dotacje dla firm
dotacje dla uczelni
dotacje na budowę dróg
dotacje na drogi
dotacje unijne
fundusze europejskie
fundusze unijne
innowacyjna gospodarka
kapitał ludzki
małopolski regionalny program operacyjny
parp
program operacyjny infrastruktura i środowisko
program operacyjny innowacyjna gospodarka
program operacyjny kapitał ludzki
program rozwoju obszarów wiejskich
regionalny program operacyjny
rpo
unijne dofinansowanie
 |
 |
 |
 |
 |
